Sähköinen taloushallinto on monelle yksinyrittäjälle sekä useille pk-yrityksille terminä tuttu, mutta käytännön soveltaminen omaan yritystoimintaan on jäänyt monille kokonaan hämärän peittoon.
Tästä osoituksena se, että yhä edelleen vuonna 2014 suurin osa yrityksistä hoitaa taloushallintonsa joko kokonaan tai ainakin joiltakin osin perinteisesti paperilla tai Excelissä. Syitä sähköisen taloushallinnon yleistymisen hitaudelle pienempien yritysten keskuudessa on varmasti useita. Käymiemme keskustelujen pohjalta yhdeksi suurimmaksi ongelmaksi on noussut ohjelmistoja toimittavien yritysten ja loppukäyttäjien välisen ymmärryksen ja kommunikoinnin puute. Vääränlainen kommunikointi ohjelmistoja toimittavien yritysten suunnasta on aiheuttanut asiakasyrityksille myyttien muurin ja vaikeuttanut palveluiden käyttöönottoa.
Otetaankin tähän väliin myytinmurtajaiset:
Myytti #1: Sähköisen taloushallinnon ratkaisut ovat kalliita ja vaikea ottaa käyttöön
Väärin. Sähköisen laskutuksen ottaessa ensimmäisiä askeleitaan monet ratkaisut olivat varmasti kalliita ja käyttöönotto ei ollut helppoa.
Nykyään markkinoilla on tarjolla useita pilvi-pohjaisia palveluita, joiden kautta laskujen lähettäminen ja vastaanottaminen on mahdollista tehdä sähköisesti. Näiden pienille yrityksille suunnattujen palveluiden hinnoittelu perustuu usein varsin edulliseen tositekohtaiseen hintaan ja palveluiden kustannuksia on helppo seurata. Kaiken tämän voin hoitaa keskitetysti yhdellä sopimuksella.
Myytti #2: Sähköinen kopio ei ole riittävä, vaan yrityksen tulee säilyttää myös paperiversiot tositteista
Väärin. Kirjanpitolain mukaisesti toteutettu sähköinen arkistointi on täysin riittävä eikä paperisia versioita tositteista tarvitse arkistoida. Itseasiassa alkuperäinen kuitti ei edes käy kirjanpitoon, koska se haalistuu. Voit heittää alkuperäisen kuitin roskiin, kun siitä on kopio!
Myytti #3: Kirjanpitäjän tehtävä on pyörittää ja kopioida papereita
Kirjanpitäjät ovat taloudenammattilaisia ja asiantuntijoita. Kirjanpitäjän tärkein tehtävä ei ole kopioida ja skannata asiakkaidensa tositteita. Siistissa järjestyksessä olevat tositteet säästävät myös kirjanpitäjän aikaa ja täten myös sinun rahaasi. Kirjanpitäjällä jää enemmän aikaa keskittyä asiantuntijan tehtäviin ja auttaa sinua yrityksesi taloudellisen tilanteen analysoinnissa ja neuvonnassa.
Erityisesti mikro- ja pk-yritykset saavat sähköisen taloushallinnon ratkaisuista selvää hyötyä. Itsekin pk-yrityksenä tiedämme, että pienillä yrityksillä aika on aina kortilla ja ”tuottamattomien rutiinitöiden” tulee hoitua tehokkaasti. Tämän takia kustannuksiltaan edulliset ja aikaa säästävät sähköisen taloushallinnon ratkaisut ovat mikro- ja pk-yrityksille tärkeitä.
Pala kerrallaan
Yrityksen ei tarvitse siirtää koko taloushallintoa kerralla sähköiseen maailmaan. Tämän siirtymän voi tehdä myös pala palalta. Ensin on sähköistetty esimerkiksi firman pankki- ja luottokorttikuitit, tämän jälkeen sähköinen myyntilaskujen lähetys ja lopuksi on otettu käyttöön myös ostolaskujen sähköinen vastaanotto tai skannauspalvelu.
Pankki- ja luottokorttikuittien sähköistämiseen keskittynyt eTasku on toiminut monelle yritykselle ensimmäisenä askeleena kohti sähköisen taloushallinnon maailmaa. eTasku on poistanut jo yli 2000 yritykseltä ja yli 400 tilitoimistolta kuittirumban firman pankki- ja luottokorttikuittien ympäriltä. Edullinen ja riskitön eTasku onkin toiminut monelle yritykselle ensimmäisenä askeleena kohti sähköisen taloushallinnon maailmaa.
