Koska luet tätä artikkelia, voidaan olettaa sähköpostisi täyttyvän tälläkin hetkellä viesteistä joihin sinun pitäisi reagoida – useimmat vaativat jopa välitöntä huomiotasi. Riippumatta siitä oletko huomannut vai et, sähköpostilla on erittäin suuri merkitys työmenestykseesi. Itse asiassa, sähköposti on aikaavievin yksittäinen toimenpide työpaikalla. Kelton Globalin tekemä tuore tutkimus kertoo, että yli 90% amerikkalaisista viettävät 90 minuuttia sähköpostin parissa päivittäin.
Sähköpostittelu on myös erittäin paljastavaa. Halusit tai et, lähettämäsi sähköpostit kertovat sinusta paljon työkavereillesi ja esimiehillesi. Mieti kuinka monta kertaa olemme sortuneet stereotypioihin ja reagoineet ihmisille heidän ”sähköpostikäyttäymisen perusteella”. Pyrimme pakoon ”tarinoitsijoilta”, raivostumme ”yhdellä rivillä vastaajista”, vihaamme ”pidän-aina-kaikki-ajan-tasalla-kaikesta” ihmisiä ja ärsyynnymme kehnosti kirjoittavista tyypeistä.
Koska sähköpostikeskusteluilla on niin suuri vaikutus, voivat vähäisimmätkin virheet saada pomosi, työkaverisi ja asiakkaasi kyseenalaistamaan tehokkuuttasi. Älä kuitenkaan hätäänny ja ala käymään läpi ”Lähetetyt”-kansiotasi saman tien. Sen sijaan, vilkaise nämä kuusi sähköpostituksen virhettä jotka voivat tappaa urasi, ja korjaukset jotka voit tehdä, ennen kuin on liian myöhäistä.
1. Lähetät sähköpostit eteenpäin liian usein
Näet tärkeän ilmoituksen sähköpostissasi josta innoissasi haluat kertoa pomollesi. On houkuttelevaa välittömästi lähettää se eteenpäin – tällöin voit jopa kokea saaneesi jotain aikaiseksi kun saat sähköpostin pois alta ja pomosi Saapuneet-kansioon. Asia ei kuitenkaan ole näin yksinkertaista. Sähköpostin eteenpäin lähettäminen ilman selitetekstiä pakottaa pomosi käyttämään arvokasta aikaansa selvittääkseen mistä sähköpostissa on kyse, eikä se myöskään anna minkäänlaista vinkkiä siitä miksi sähköposti oli mielestäsi hänelle lähettämisen arvoinen.
Korjaus: Ensimmäiseksi, arvioi ja muokkaa otsikko jotta se vangitsee pomosi huomion ja antaa viestille oikean kontekstin. Seuraavaksi, kirjoita mukaan selkeä ja ytimekäs yhteenveto. Referoi lyhyesti sähköposti (tai viestiketju) ja korosta tärkeimpiä asioita. Tarvitsetko johonkin hyväksynnän? Osoita pyyntösi selkeästi ja se positiivinen vaikutus jota tavoittelet. Muista, että johtajat ovat aina kiinnostuneita lopputuloksista. Ylimääräiset pisteet: Kun mahdollista, anna tietoon pohjautuva suositus seuraavista askeleista joilla asiaa viedään eteenpäin. Pomosi todennäköisesti arvostaa näkemystäsi.
2. Et kiinnitä tarpeeksi huomiota kielioppiin
Harva enää odottaa lukevansa pelkästään täydellistä kirjakieltä, mutta työpaikalla kuitenkin odotetaan käytettävän hyvin kirjoitettuja, kielioppia noudattavia sähköposteja. Et pysty viestimään älykkyyttä ja harjaantunutta kirjoitustaitoa lähettämällä sähköposteja jotka ovat täynnä ylipitkiä lauseita, useita huutomerkkejä tai (pahin kaikista) hymiöitä.
Korjaus: Ilmaise viestisi fiksua kieltä käyttäen, älä ylimääräisillä symboleilla tai huonosti kirjoitetuilla lauseilla. Jos olet innoissasi jostain asiasta, kerro siitä ytimekkäästi, sen sijaan, että käyttäisit 12 huutomerkkiä ja hymiöitä. Käytä lyhyitä, merkityksellisiä lauseita, jotka menevät suoraan asiaan. Muista aina sähköpostia kirjoittaessasi, että lyhyempi on parempi.
3. Käytät sanontoja turhaan
Jos täytät sähköpostisi sanonnoilla, jotka eivät tuo oikeaa lisäarvoa viestiin, et tee pomosi työtä yhtään helpommaksi. Sen sijaan hän vaan todennäköisesti pyörittelee päätään, joka kerta kun nimesi esiintyy hänen sähköpostiohjelmassaan. Ei hyvä.
Korjaus: Poista sähköpostiviesteistäsi turhat sanonnat ja vertauskuvat. Sen sijaan, että käyttäisit kuluneita lausahduksia, mieti mitä oikeasti haluat viestiä. Tarvitsetko esimerkiksi aikaa miettiä suosituksen antamista koska haluat sitä ennen tehdä taustatyötä tai kysyä asiaa toiselta tiimiltä? Sano se suoraan.
4. Lyhenteiden käyttö
Pomosi ei ole sinun bestis, eikä sinun pitäisi kirjoittaa sähköposteja, jotka sisältävät epävirallisia tai trendikkäitä akronyymejä. Tämä sisältää sietämättömät lyhenteet ja, ellei kyse ole sosiaalisesta mediasta, häshtägit.
Korjaus: Mieti miten voit kuulostaa lähestyttävältä mutta asiaan perehtyneeltä. On hyväksyttävää olla keskusteleva pomosi kanssa, mutta pidä huoli, että keskustelunaihe ja näkemyksesi pysyvät ammattimaisena. Tee sähköposteistasi relevantteja ja auta pomoasi samaistumaan aiheeseen yhdistämällä suosituksesi ja näkemyksesi reaalimaailman tapahtumiin ja juttuihin. Eikä niinkään viittaamalla esimerkiksi pop-kulttuuriin tai käyttämällä slangia huvin vuoksi.
5. Käytät liikaa ”Vastaa kaikille” –toimintoa
Jokaisella työpaikalla on se yksi henkilö, joka välttämättä haluaa aina käyttää ”Vastaa kaikille” –toimintoa. Useimmat tiimit käyttävät sähköpostiryhmiä kommunikoidakseen tärkeistä päivityksistä ja kysyäkseen kysymyksiä. Nämä ovat tehokkaita työkaluja, mutta vain silloin kun niitä käytetään viisaasti ja vain jos asia koskee kaikkia ihmisiä sähköpostiryhmässä. ”Vastaa kaikille” väärässä tilanteessa, tukkii turhaan pomosi jo muutenkin pursuilevan sähköpostin, eikä hän tuskin ole tästä mielissään.
Korjaus: Jos vanhemmat tiimin jäsenet ovat mukana sähköpostiryhmässä, käytä ryhmää vain tarpeen tullessa. Jos viestittelet edestakaisin tiimin jäsenten kanssa, jätä muut pois keskustelusta. Vasta kun olette päässeet keskustelussa siihen pisteeseen, että tarvitsette vanhemman tiimin jäsenen palautetta, liitä hänet takaisin mukaan tai lähetä hänelle suoraan sähköpostia.
6. Sähköpostin arkistointi ja järjestely
Tiesitkö että joka kuudes amerikkalainen sanoo sähköpostin järjestelyn vähentävän heidän tuottavuuttaan. Vaikkakin se on tehtävä, jonka miellät olevan tärkeä tuottavuuden kannalta, voi sähköpostin järjestely itse asiassa viedä keskittymisesi ja sen myötä hukata aikaa. Lisäksi, sähköpostien pitäminen täydellisessä järjestyksessä hankaloituu jatkuvasti kun etenet työmaailmassa, joten voit luopua siitä tavasta jo tässä vaiheessa.
Korjaus: Keskity fiksusti prioriosoimaan niitä tehtäviä, jotka sinun pitää suorittaa, ja aseta tavoitteita joilla on selkeä aikaraja. Jos tarpeen, jaa nämä tiimisi kanssa. Aikasi on paljon hyödyllisemmin käytetty to-do listan tekemiseen niiden asioiden osalta, jotka ovat tänään tärkeitä sen sijaan, että antaisit sähköpostikansiosi siivoamisen viedä huomiosi ja tuottavuutesi.
Millä tavoin sinä hoidat päivittäin sähköpostiasi? Jaa vinkkisi ja kokemuksesi kommenteissa.
Lähde: Mashable
